fbpx

SYSTEM

To narzędzie dla biur rachunkowych oraz dużych i małych przedsiębiorstw, które szanują swój czas i lubią porządek. 

System eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania faktur i jednocześnie sprawdza ich poprawność pod względem merytorycznym. 

Pilnuje terminów, wydarzeń, nadzoruje planowanie prac, gromadzi wszelką dokumentację. 

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami!

MODUŁ FINANSE

Pozwala na zarządzanie dokumentami firm, takimi jak faktury i wyciągi bankowe, prowadzenie Kasy i Bilansu. Pozwala też wystawiać faktury standardowe i cykliczne.  

Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu poukładane tak jak chceszLista faktur zawiera podstawowe dane dając ogólny ogląd, a po kliknięciu możesz szybko podejrzeć konkretny skan i szczegóły dokumentu. 

W mig wyszukasz dowolny dokument, po dowolnym parametrze: numerze, kontrahencie, dowolnej dacie bądź zakresie, a nawet po pozycji. Szybko znajdziesz wszystkie dokumenty zawierające np. zamówienie kawy do firmy

Oprócz podstawowych dat na fakturze, możesz dodać datę zapłaty za fakturę. Możesz też rozliczyć dokument częściowo. 

Faktury niezapłacone ze zbliżającym się terminem płatności zostaną oznaczone. Takie dokumenty możesz wrzucić na tablicę zadań do wykonania, aby o nich nie zapomnieć.

System sprawdzi w locie czy kontrahent w danym miesiącu jest aktywnym podatnikiem VAT i odpowiednio oznaczy dokumenty na liście.

Choć system stawia na użytkownika i dopuszcza większość akcji, to jednak informuje o możliwych nieprawidłowościach. Oznaczy dokumenty zduplikowane, dokumenty należące do innej firmy, nie rozczytane dane lub możliwe błędy.

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

Jeśli jeszcze nie wprowadziłeś procesu digitalizacji dokumentów, warto o tym pomyśleć. Masz faktury wystawione lub generowane automatyczne? Z naszym systemem digitalizacja jest łatwa i przyjemna. Zaoszczędzisz miejsce w firmie, a każdy dokument wyszukasz w mgnieniu oka.

Każdy folder, który utworzysz możesz udostępnić dowolnemu użytkownikowi, a także nadać mu uprawnienia: odczyt lub odczyt + zapis. Pozwoli to np. na wspólne zarządzanie umowami firmy lub dzielenie z pracownikiem jego folderu. 

Zawsze i wszędzie, gdzie tylko jest dostęp do Internetu, masz wgląd do całej dokumentacji – to jedna z zalet systemu.

Ten sam silnik, który pozwala na przetworzenie i rozczytanie faktur został zastosowany w repozytorium. Jeśli chcesz, możesz ten proces pominąć i po prostu wgrać skan bez nałożonego tekstu. Jednak po przetworzeniu masz możliwość dowolnie edytować wcześniej nieedytowany dokument lub wyszukać go po żądanym ciągu znaków. 

Każdy dokument w repozytorium ma stałe pola, którymi możesz go opisać i po których będziesz mógł wyszukać żądany dokument. 

Poza automatycznie generowanymi folderami takimi jak
PROJEKTY i KADRY (teczki pracowników) możesz tworzyć
dowolne drzewo folderów i podfolderów. 

Faktury

Co wyczytujemy z dokumentów?*

Przetwarzaj, puść w obieg i księguj faktury zgodnie z ustaloną procedurą.

Oprogramowanie pozwoli Ci na błyskawiczne rozczytanie najważniejszych danych z dokumentów finansowych, które po zatwierdzeniu szybko zaksięgujesz w dowolnym programie. Bez ręcznego przepisywania, bez zagubionych faktur, bez wyszukiwania w setkach segregatorów.

W systemie możesz tworzyć faktury cykliczne, które będą się wystawiać automatycznie co tydzień, miesiąc lub kwartał. W każdym momencie możesz zobaczyć, kiedy została wystawiona ostatnia faktura i z jaką datą będzie wystawiona następna. Możesz w każdej chwili edytować np. kwotę lub termin płatności.

*Jeśli potrzebujesz dodatkowych danych np. numer zamówienia albo umowy, bez problemu je dopiszemy.

Generator faktur

Nasz generator pozwala szybko wystawić fakturę w imieniu firmy głównej lub podrzędnej (np. klienta).  

Możesz tworzyć dowolną ilość wzorów numeracji, ustalając jak ma wyglądać. Program sam nada kolejny numer fakturze dla wybranego wzoru.

Pozycje posiadają pole „rabat” gdzie po wpisaniu upustu procentowo, system nalicza rabat do danego towaru lub usługi. 

Nie musisz za każdym razem wystawiać podobnych faktur od nowa. Po kliknięciu „wystaw podobną” dane z faktury podstawią się do generatora. Oczywiście wszystkie pola możesz edytować

Nawet jeśli nie zdążysz wystawić faktury, zawiesi się przeglądarka lub nastąpi awaria Internetu, szkic faktury zapisze się i po przerwie możesz wrócić do pracy tam, gdzie ostatnio skończyłeś.

Z tego poziomu (lub z listy dokumentów) możesz wysłać fakturę od razu do kontrahenta na jego adres e-mail.

Aby przypomnieć kontrahentowi o opłaceniu faktury, możemy włączyć funkcję miękkiej windykacji.

Do wystawionych w systemie faktur możesz wystawić zaliczki, faktury końcowe, korekty. Istnieje możliwość wystawiania faktur-proform a później – faktur właściwych

Możesz dodać dowolne logo aby faktura była spersonalizowana.

Kasa

Jeśli powadzisz w swojej firmie rozliczenia gotówkowe możesz prowadzić je w naszym systemie, aby mieć wszystko w jednym miejscu. Pod kontrolą. 

Generuj ręczne zapisy z formularza. Każdy dokument możesz pobrać w formacie .pdf. 

Dowolny dokument (fakturę, paragon) możesz rozliczyć w kasie bez ręcznego wpisywania danych. Po wybraniu tej opcji przy dokumencie, automatycznie utworzy się dokument wypłaty z kasy.

Możesz wygenerować w dowolnym czasie dowolny zakres zapisów kasowych, tworząc raport zbiorowy w formacie .csv lub .pdf.

Wyciągi bankowe

Zasilaj system wyciągami bankowymi w formacie .pdf, w MT940 lub .csv i rozliczaj z fakturami.

Sprawdź czy faktury zostały opłacone: system będzie przeszukiwał bazę nieopłaconych faktur w poszukiwaniu podobieństw. Jeśli znajdzie pasujące faktury do transakcji na wyciągu (kwota, kontrahent, tytuł) wylistuje pozycje i po zaaprobowaniu przez użytkownika oznaczy jako zapłacone. 

Zaksięguj w swoim programie księgowym. Wystarczy, że prowadzisz ręcznie wymagane dodatkowe dane (różne w zależności od programu) i wyeksportujesz wyciągi w formacie MT940.

Podatki

Pilnuj swoich rozliczeń, informuj o należnych opłatach swoich klientów (dla biur rachunkowych) lub firm podrzędnych. 

Dodaj informację o typie opłaty, jej terminie i kwocie. Możesz też zawrzeć dowolny komentarz. 

Jeśli chcesz możesz dodać blankiet płatności, a Twój klient lub firma może wgrać potwierdzenie zapłaty. 

Użytkownik dla którego dodamy informację o opłacie, otrzyma maila z prośbą o zalogowanie się do systemu i sprawdzenie wpisu. Wszystko zgodnie z RODO.

Kontrahenci

Z łatwością możesz zarządzać bazą swoich kontrahentów. 

Przy wczytywaniu faktur nowi pobierają się automatycznie z GUS, możesz dodać też kontrahenta ręcznie. Do każdego z nich możesz przypisać numer konta bankowego, co pozwoli na dopasowanie w przypadku rozliczania faktur za pomocą wyciągów bankowych. 

Jest to też pierwszy krok do przystosowania się do nowych przepisów dotyczących zgłaszania właściwego numeru rachunku bankowego do rozliczeń.

Analizy finansowe

Niemal każdy potrzebuje wiedzieć w jakiej sytuacji finansowej znajduje się jego firma. Z pomocą tego modułu szybko sprawdzisz jakie wydatki poniosłeś w wybranym okresie i jakie przychody zostały osiągnięte. 

Możesz wygenerować wynik finansowy za wybrany miesiąc na kształt uproszczonej Książki Przychodów i Rozchodów – przychód, wydatki, VAT. 

Dla niektórych programów księgowych możemy stworzyć poglądowy Rachunek Zysków i Strat jeśli zastosujemy w poszczególnych dokumentach szablony. 

Widok przychodu, kosztów i dochodu może zostać zwizualizowany za pomocą wykresu, ukazując wynik firmy za wybrany okres. 

Jeśli chcesz, możesz wybrać drugi okres do porównania, żeby zobaczyć jak kształtowy się wyniki np. za dwa lata obrachunkowe.

Magazyn

Dla klientów prowadzących magazyn, wprowadziliśmy istotne udogodnienie ułatwiające wprowadzanie pozycji z faktur od różnych dostawców. 

Oprócz rozczytywania samych podsumowań w rozbiciu na stawki, masz też możliwość rozczytywania wszystkich pozycji szczegółowo. Jeśli jakiś parametr nie zostanie odnaleziony automatycznie, należy uzupełnić go ręcznie.

Nie wszystkie pozycje mają znaleźć się na magazynie – zaznacz tylko te, które chcesz wysłać, a reszta będzie się jedynie składać na podsumowanie.  

Możesz śledzić ceny po których zakupiłeś dany towar. Wszystko jest zapisywane w historii.

Z uwagi na duże zainteresowanie opracowaliśmy algorytmy pozwalające na rozczytywanie pozycji na fakturze. Dane jakie wyciągamy z dokumentów to tytuł pozycji, cena jednostkowa netto, ilość sztuk i jednostka miary. Wystarczy, że zaznaczysz te pozycje które mają trafić na magazyn a zostaną wysłane bezpośrednio do niego lub do BUFORA. Oczywiście jeśli chcesz, możesz w każdej chwili wrócić do rozczytywania jedynie podsumowań. 

Obieg dokumentów

Obecnie dostępnych na rynku jest wiele rozwiązań do samego obiegu dokumentów. Procesy są jednak tak skomplikowane, że wdrożenie jest bardzo długie i męczące. Czasem wręcz nie udaje się korzystać z możliwości takich systemów.

Aby uniknąć przerostu formy nad treścią, stworzyliśmy bardzo prosty proces obiegu dokumentów. Jest to obieg otwarty. To użytkownik decyduje do kogo i z jakim zadaniem na trawić dokument. 

Dokumenty oddelegowane trafiają na listę „spraw do załatwienia” w systemie. Będą tam widnieć, dopóki użytkownik nie spełni danego zadania i nie oddeleguje dalej. Przykładowo, użytkownik może oddelegować faktury w celu zatwierdzenia i dalej do kolejnego do płatności. 

Każda akcja na dokumencie wraz z użytkownikiem, komentarzem, datą i godziną zostanie zapisana. Można więc prześledzić losy konkretnej faktury czy umowy. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, historię można pobrać do formatu .pdf i na przykład załączyć do dokumentu. 

Przelewy Multicash PLI

Wygeneruj przelew zbiorczy do bankowości Internetowej, abyś nie musiał ręcznie wprowadzać płatności za każdą fakturę osobno. 

Kiedy już faktury zostaną zatwierdzone przez uprawnioną osobę, możesz wysortować faktury pod względem terminu płatności, zaznaczyć odpowiednie i wygenerować plik z płatnościami. 

Podobnie obsługiwana jest lista pracowników – możesz wygenerować zbiorczy przelew za wynagrodzenia.

Obsługujemy tylko banki, które udostępniają taką możliwość.

KADRY I MAJĄTEK FIRMY

Jedną z najważniejszych funkcji w module Kadry i Majątek Firmy w naszym oprogramowaniu są ostrzeżenia o nieprawidłowościach. Śpij spokojnie, gdy nasz system będzie pilnował terminów za Ciebie. Po dodaniu pracownika lub pojazdu system będzie pilnował terminów ważności uprawnień, badań itp. 

W tym module wszystko masz pod kontrolą a główną zaletą systemu jest przypomnienie w odpowiednim czasie o obowiązku odświeżenia nieważnych dokumentów, które nie da Ci zapomnieć o:

  • przedłużeniu umowy pracownika lub o upływie badania lekarskiego;
  • przeglądzie technicznym pojazdu lub cyklicznej opłacie za parking;
  • konieczności wysłania pracownika na szkolenie kwalifikacyjne;
  • o regularnych zobowiązaniach firmy takich jak opłata za prąd czy za usługi internetowe.
Również masz wgląd do majątku firmy oraz sprzętu firmowego, co dobrze sprawdza się szczególnie przy inwentaryzacji. Do wydelegowanych pracownic  też masz podgląd (patrz Moduł Projekty).

MODUŁ PROJEKTY

Moduł PROJEKTY, pozwala na zarządzanie szeroko rozumianymi projektami realizowanymi w firmie. 

Czy będzie to:

  • projekt programistyczny, 
  • projekt budowlany 
  • czy po prostu dowolny deal z klientem …
    … z łatwością będziesz miał wgląd w obecną sytuację, będziesz mógł zarządzać pracownikami, pojazdami, mieć kontrolę nad terminarzem i dokumentacją.

Jakie informacje możesz przechowywać?

Pracownicy

W zarządzaniu firmą dużą część pracy i dokumentacji stanowi zarządzanie kadrami. Aby wszystkie dokumenty mieć pod ręką (oczywiście wgląd tylko dla osób uprawnionych) stworzyliśmy moduł Pracownicy. 

Szybko sprawdzisz podstawowe dane pracownika, posortujesz według żądanego kryterium i wygenerujesz przelew zbiorczy wynagrodzeń. Zobaczysz też czy jakieś uprawnienia lub kwalifikacje wygasły lub zbliża się termin wygaśnięcia. 

Zawiera szczegółowe dane na temat danego pracownika wraz z posiadanymi uprawnieniami i kwalifikacjami. Zobaczysz też lub edytujesz wszelkie załączniki. 

Zgłoszone przez pracownika urlopy możesz dodać do tej sekcji. Jeśli chcesz, możesz też wygenerować wniosek urlopowy i przekazać go dalej. 

Możesz zaplanować prace pracownika poprzez dodawanie do Projektów czy przy zarządzaniu firmą.

W systemie możesz prowadzić ewidencję godzin pracy poszczególnych pracowników.

Prowadzenie projektów

Na liście ogólnej projektów możesz przeglądać podstawowe dane, filtrować po wybranych parametrach i sprawdzać status. Zostaniesz ostrzeżony jeśli coś jest nie tak w danym projekcie – pracownikowi kończą się uprawnienia, budżet został przekroczony lub zbliża się termin oddania projektu. 

Sam decydujesz do jakiego poziomu (lub folderu) będzie miał dostęp dany pracownik. Istnieją dwa poziomy uprawnień: 

  • I-szy to dostęp ogólny do informacji widocznych na liście
  • II-gi to dostęp szczegółowy do bardziej wrażliwych danych oraz do repozytorium. 

Do danych podstawowych możesz dodawać dowolną liczbę osób z danymi kontaktowymi. Mogą to być np. dane wspólników, osób odpowiedzialnych u klienta lub podwykonawców. 

Kwalifikacje

Konfigurując system sam będziesz mógł definiować szeroko rozumiane uprawnienia oraz wydatki przedsiębiorstwa, takie jak badania lekarskie, SEP, ubezpieczenia OC, uprawnienia na wózki widłowe czy po prostu zakup wody do biura.

  • Określisz kiedy system ma Ci przypomnieć o konieczności odświeżenia danych uprawnień.
  • Po dodaniu pracownika lub pojazdu system będzie pilnował terminów ważności uprawnień, badań itp. W odpowiednim czasie przypomni o obowiązku odświeżenia nieważnych dokumentów.
  • Szybko sprawdzisz podstawowe dane pracownika, posortujesz według żądanego kryterium i wygenerujesz przelew zbiorczy wynagrodzeń. Zobaczysz też czy jakieś uprawnienia lub kwalifikacje wygasły lub zbliża się termin wygaśnięcia. 
Dokumentacja projektu

Dobrze mieć wszystko w jednym miejscu – łącznie z kompletną dokumentacją i archiwum. 

Przy konfiguracji oprogramowania (oczywiście później też) możesz utworzyć schematy projektów, w których sam decydujesz jaką dokumentację będziesz przetrzymywał – możesz określić jakie drzewo folderów zostanie automatycznie wygenerowane przy zakładaniu projektu. 

Nieaktualne dokumenty możesz przenieść do archiwum, aby nie zaśmiecać aktywnego repozytorium. 

Do dokumentacji danego projektu możesz dostać się na dwa sposoby. Albo poprzez repozytorium, albo klikając w odpowiednie pole na podglądzie projektu.

Dowolny dokument wyszukasz bardzo szybko dzięki opisującym go metadanym.

Pojazdy

Posiadając choćby kilka samochodów firmowych warto mieć nad nimi kontrolę. Prosty system zarządzania flotą pomoże rozwiązać wiele problemów.

Będziesz miał szybki pogląd swojej floty pojazdów. Dzięki temu sprawdzisz czy wkrótce nie trzeba odnowić badań technicznych, OC, AC czy wykupić pojazd z leasingu. 

Wszelkie szczegółowe informacje oraz dołączone dokumenty będziesz mógł sprawdzić, jeśli tylko masz do tego uprawnienie.

Każdy pojazd dodany do projektu, możesz podpiąć pod pracownika

Śledź w jakim projekcie pojazd brał udział, do jakiego pracownika był przypisany. Sprawdzaj wpisy np. na temat awarii czy innych zdarzeń. 

Bilans projektu

Każdą fakturę (jej część lub konkretną pozycję) możesz podpiąć do projektu. Będzie ona odliczona od pozostałego, założonego budżetu. 

  • Do dokumentu możesz też dodać kategorię kosztu (np. koszty pracownicze), aby później móc sprawdzić jaką część budżetu dana kategoria zajęła. 
  • Po osiągnięciu danego pułapu budżetu, zostaniesz ostrzeżony. Jeśli chcesz, możesz dodawać też wpisy zamiast konkretnych dokumentów.

Mogą to być np. zaliczki wydawane pracownikom, koszty nieksięgowane lub dowolne inne, które należałoby ująć w bilansie.

    Opcje do przechowywania danych

    Cloud

    Rozwiązanie w chmurze dostępne 24/7.
    Z każdego miejsca na Ziemi.
    Portal księgowego wraz z kontami dla jego klientów.

    Serwer własny

    Jesteśmy elastyczni więc dostosowujemy się do potrzeb. Opcja serwera własnego, zlokalizowanego u Klienta też jest dostępna.

    Dedykowany serwer

    Wszelkie dokumenty są gromadzone i przetrzymywane na naszych serwerach - odpowiednio zabezpieczonych i profesjonalnie zarządzanych.

    Zapraszamy do obejrzenia naszych krótkich filmików

    SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI PO WIĘCEJ SZCZEGÓŁÓW!

    ABI Serwkom

    Spółka z o.o Spółka Komandytowa 

    NIP: 6340254872 

    REGON: 271174709 

    KRS: 0000568268

    Kontakt

    41-400 Mysłowice, ul. Mikołowska 52 


    tel.: (+32) 259 66 61 

    e-mail: biuro@abiserwkom.eu